2002, № 4

Елена МАМЫШЕВА, Александр РАЙКОВ

Интегрированная система информационного обеспечения контроллинга Московской строительной отрасли

Контроллинг – это более емко, чем контроль

Московская строительная отрасль представляет собой сложный, многоуровневый, распределенный и динамично развивающийся объект управления. Отрасль объединяет работу ряда правительственных управлений, более 250 подведомственных организаций различных форм собственности. В ее работе участвуют более 700 тысяч рабочих, инженеров, зодчих, ученых¹.

В управлении этой отраслью переплетаются методы экономики, менеджмента, информатики, учета, социологии, психологии, управления персоналом и пр. Для планирования, организации, координации, упорядочения и контроля деятельности различных субъектов отрасли на выполнение Генплана развития Москвы может помочь сравнительно новое направление в теории и практике управления – контроллинг. Это функция хозяйствующего субъекта, которая на основе всеобъемлющего сбора, интеграции и анализа информации обо всех происходящих в нем процессах поддерживает принятие оперативных и стратегических управленческих решений на всех уровнях.

Слово контроллинг в переводе с английского обозначает «контролировать, управлять», с французского – «реестр, проверочный список». Вместе с тем и в Великобритании и в США чаще используется термин «управленческий учет», а работников, которые им занимаются – контроллерами².

В России определение этого термина не устоялось и используются оба термина: управленческий учет и контроллинг. Содержание этого термина понимается также по-разному. Не всегда, например, к контроллингу относят систему бюджетирования, чаще же его рассматривают как некую метасистему над системой управления («управление управлением»), включающую функции контроля, учета, координации, информационного обеспечения, принятия решений. Главное то, что контроллинг связывает воедино, вертикально и горизонтально интегрирует информацию о различных процессах в обеспечении принятия хороших управленческих решений.

Контроллинг во имя целей

Вся управленческая деятельность московской строительной отрасли направлена на реализацию стоящих перед ней целей. Контроллинг эту реализацию должен поддержать, информационно обеспечивая скоординированное принятие управленческих решений на всех уровнях. Цели отрасли иерархически структурируются и диктуются Генпланом развития Москвы, видением Руководства, конъюнктурой рынка строительной продукции и услуг, внутренними требованиями к совершенствованию управления отраслью.

На первом уровне иерархического дерева целей – общая цель (миссия): развитие и повышение эффективности управления инвестиционно-строительным процессом города Москвы. Она определяет необходимость строить качественно, добротно и по доступным ценам. Цели второго уровня – это внешние цели. Они формулируются во исполнение миссии и с учетом требований рынка. В московской строительной отрасли целей второго уровня много – около тридцати, но все они связаны с необходимостью эффективной координации работ в отрасли и принятием управленческих решений. Вот первые шесть из них:

1. Постоянно повышать качество строительных работ за счет применения современных методов управления инвестиционно-строительной деятельностью на основе качества

2. Исполнять в срок задания по вводу строительных объектов в эксплуатацию.

3. Обеспечить эффективную координацию работ организаций-заказчиков, предприятий-поставщиков и подрядных организаций.

4. Обеспечить формирование приоритетов и оптимизацию процессов поставки строительных конструкций и изделий на строительные объекты.

5. Обеспечить ритмичное поступление денежных средств от реализации жилой площади и нежилых помещений в целевой бюджетно-инвестиционный фонд города в заданных объемах.

6. Обеспечить своевременное финансирование строительства объектов по городскому заказу, в том числе муниципального жилья, объектов соцкультбыта и объектов для реализации на коммерческой основе.

Далее идут цели третьего и четвертого уровней, определяющие приоритеты совершенствования внутренней деятельности отрасли и количественное выражение целей. Один из разделов этих целей, естественно, посвящен контроллингу.

Контроллинг призван в московской строительной отрасли обеспечивать выполнение следующих функций:

Итак, в контроллинге можно выделить три основных блока: учет, интегрированная информационная система, принятие управленческих решений.

Контроллинг – это, прежде всего, интегрированный учет

Учет – это область менеджмента, без которой любая отрасль или предприятие не проживет и дня. Поэтому постановка учета для московской строительной отрасли – это, собственно, не постановка, а совершенствование, реорганизация уже имеющегося учета.

В России учет традиционно связывают с бухгалтерией. Однако обычный бухгалтерский учет только частично отвечает интересам управления – его надо строить совместно с постановкой бюджетирования, логистики, управления персоналом, планирования и пр.

Учет целесообразно начинать с точного определения количества направлений деятельности, а также продуктов и услуг строительной отрасли. В московской строительной отрасли таких направлений набирается порядка 20. Правда, пока в разных документах встречается различное количество направлений. Так, если за основу взять «Положение о едином порядке предпроектной и проектной подготовки строительства в г. Москве (2-я редакция)», то там можно насчитать всего 8 направлений, а можно и больше - 10, если одно из направлений, например, «Капитальный ремонт зданий, сооружений и покраски фасадов» разбить на три направления: «Капитальный ремонт зданий», «Капитальный ремонт сооружений», «Покраска фасадов».

Регулярный менеджмент таких неоднозначностей в учете не допускает. В отрасли должны точно знать, сколько у ней основных направлений, продуктов, услуг, сколько функций (основных, вспомогательных, менеджмента), сколько структурных звеньев, сколько центров финансового учета - и как они все вместе соотносятся, связаны.

По оценкам западных бухгалтерских и аудиторских фирм, их западные клиенты 90% времени и ресурсов тратят на постановку и ведение управленческого учета и только 10 % - на финансовую бухгалтерию. В российских компаниях это выглядит с точностью до наоборот.

Международные стандарты бухгалтерского учета имеют, как известно, двухуровневый характер. На первом уровне находится учет финансовых потоков: поступлений от реализации продуктов и услуг, привлеченных финансовых средств, расчетов с контрагентами, прибыли, кредитная история и др. Эта информация предназначена для внешних пользователей: инвесторов, кредиторов, государства, акционеров и пр. Например, как участник фондового рынка предприятие отрасли обязано показывать несколько десятков своих характеристик в рамках работы системы раскрытия информации.

Второй уровень учета связан с преобразованием факторов работы отрасли в продукты и услуги в процессе производственной деятельности. Это учет материальных потоков, затрат на производство продукции, пооперационный учет стоимости работ, оценка усеченной себестоимости и маржинальной прибыли и пр. Основным пользователем этой информации является руководство. Здесь учет тесно переплетается с бюджетированием.

В результате такого разделения достигается более точный учет результатов деятельности отрасли – как конечных, так и промежуточных – ведь финансовые и материальные потоки живут по разному времени: моменты реализации продукции и прихода денег за нее обычно не совпадают.

Учет в строительной отрасли и ее предприятиях должен быть интегрированным. Интеграция должна происходить по компонентам менеджмента, по горизонтали и по вертикали (рис. 1).

 Рис. 1. Виды учета по компонентам менеджмента

Горизонтальная интеграция должна обеспечить сопоставимость показателей работы всех учетных блоков между собой. При этом учет может быть регламентирован в самой строительной отрасли, но он должен жестко следовать принципу сопряженности форм и регламентов работы по всем компонентам инвестиционно-строительного цикла, по всем включенным в этот цикл предприятиям.

Вертикальная интеграция охватывает цикл принятия управленческого решения: план – организация – учет – контроль – анализ – регулирование. Здесь учетная система работает на управление. Это не только система сбора и регистрации всей информации. Это также система анализа, обобщения, контроля, сравнения и, в конечном итоге, - принятия управленческого решения. Вертикальная и горизонтальная интеграции дополняют друг друга. Так, инвестиционно-строительный характер строительной деятельности предполагает комплексное включение в учет систем мониторинга, оценки, контроля инвестиционных проектов по всем стадиям и этапам с целью подготовки управленческих решений, позволяющих достичь целей с минимальными затратами. В инвестиционном проектировании контроллинг начинает работать с момента формирования замысла, стратегического выбора и обоснования инвестиционного проекта. Он включает в себя контроль всех этапов проекта и его полное документационное сопровождение.

Управленческий учет – это сопоставление затрат, прибылей, выручки, инвестиций. Учет осуществляется с использованием методов бюджетирования, включая поддержку функционирования центров прибыли, центров затрат, центров доходов, взаимодействие структурных подразделений, формирование операционных бюджетов и пр.

Вертикальная интеграция должна обеспечить собственно переход от традиционных методов учета, планирования, арифметической обработки информации к единой всеобъемлющей системе анализа информации, поступающей от всех компонентов менеджмента, включая маркетинг. Собственно вертикальная интеграция делает в России управленческий учет контроллингом. Управленческий учет обычно носит закрытый, конфиденциальный характер. Результаты управленческого учета, включая позиции стратегического плана отрасли, представляют собой до поры до времени коммерческую тайну.

Как изображено на рис. 1, с каждым компонентом менеджмента связан определенный вид учета, а каждый вид учета связан с множествами функций менеджмента. Могут формироваться локальные и сквозные системы учета, все они должны быть интегрированы.

На рис. 2 показано, каким образом локальные блоки учета должны быть сопряжены с бухгалтерским учетом и между собой. Необходимо, чтобы центрам учета рабочего плана счетов бухгалтерии соответствовали организационная и финансовая структуры, центры финансового учета, бизнес-план. На этом рисунке цифрами отмечены различные характеристики учетных процессов:

1 Аналитика центров учета рабочего плана счетов бухгалтерии – организационная структура – центры финансового учета – центры планирования;

2 Аналитика рабочего плана счетов – статьи дохода и расхода финансовых бюджетов – формы финансовых приложений бизнес-плана. Регламенты;

3 Учет затрат в бюджетировании – учет производственных затрат – учет затрат при расчете себестоимости – учет нормативной цены;

4 Учет хода организационных и производственных процессов – учет реализации операционных и производственных процессов – учет реализации операционной части бизнес-плана.

 Рис. 2. Согласование различных подсистем учета

Эффективный контроллинг в московской строительной отрасли может быть обеспечен только на основе соответствующей интегрированной системы информационного обеспечения, реализующей принципы единой информационной политики. Эта система должна охватывать все компоненты регулярного менеджмента по горизонтали и вертикали, поддерживать всю учетную информацию в актуальном состоянии, иметь стандартизированные формы описания производственных процессов для сравнения учетных блоков, и, главное, - обеспечивать информационно-аналитическую поддержку управленческих решений.

Принципы интеграции информационного обеспечения для контроллинга

В московской строительной отрасли интеграция информационного обеспечения при создании различных информационных систем осуществляется на основе реализации следующих принципов единой информационной политики:

Реализовать эти принципы позволяют современные информационные технологии, методы управления большими системами и проектами. Именно это является главной целью создания и внедрения Интегрированной системы информационного обеспечения инвестиционно-строительной деятельности в г. Москве (ИСИО). Она призвана обеспечить:

В основу разработки первой очереди ИСИО положена Сетевая модель инвестиционно-строительного процесса⁵. С учетом требований этой модели основной задачей разработки ИСИО считается создание информационно-логической, программно-технической, телекоммуникационной технологии для обработки и обмена информацией по данным мониторингового учета состояния инвестиционно-строительных объектов по всем этапам его жизненного цикла (рис. 3). 

Рис. 3. Жизненный цикл инвестиционно-строительного процесса

При этом достигаются следующие цели:

Для реализации этих целей в рамках ИСИО в организациях-первоисточниках информации реализованы и развиваются соответствующие первичные информационные системы и базы данных:

Информационный базис порождает аналитическую надстройку

Базисом системы информационного обеспечения контроллинга московской строительной отрасли являются:

Базы данных строительных объектов содержат информацию по всем этапам инвестиционно-строительного процесса каждого проекта, включая:

В процессе реализации инвестиционно-строительного проекта строительный объект проходит определенные этапы своего жизненного цикла. Прохождение этих этапов документально подтверждается, а вся эта информация поступает в базы данных от организаций, ответственных за этап. Наличие или отсутствие той или иной информации показывает, в каком состоянии или на каком этапе находится данный объект, например: разработан комплект исходно-разрешительной документации, объект включен в титульный список, получено разрешение на строительство и др.

Подробная регламентация инвестиционно-строительных работ и накопление опыта их реализации в базах данных ИСИО создает уникальный базис для автоматизированного проведения информационно-аналитических работ и поддержки управленческих решений на всех этапах и уровнях инвестиционно-строительной деятельности. Эта автоматизация может быть проведена практически по всем функциями управления: планированию, организации, мотивации и контролю. Так, на основе данных ИСИО могут решаться следующие задачи:

Эти и другие информационно-аналитические задачи могут решаться на интегрированном информационном базисе ИСИО. Для этого в арсенал средств и методов обработки информации включаются: OLAP и Date-Mining -технологии, средства ситуационного анализа и имитационного моделирования, интеллектуальные информационные технологии⁶.

1Бачурина С.С., Мамышева Е.Г., Райков А.Н. Управление – это хорошая информационная система//Информация и бизнес. – 2000. № 4, - С. 3 –6.

2 Контроллинг как инструмент управления предприятием/Е.А.Ананькина, С.В. Данилочкин и др.; Под ред. Н.Г. Данилочкиной. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. – 297 с.

3 Семь нот менеджмента в кармане/Под ред. В.Кондратьева – М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2000. – 320 с.

4 Распоряжение Мэра Москвы от 11 апреля 2000 г. № 378-РМ «О положении о едином порядке предпроектной и проектной подготовки строительства в г. Москве»

5 Утверждена Распоряжением Мэра № 993-РМ от 10 сентября 1998 г. "Об утверждении поэтапной схемы планирования, подготовки и реализации городских инвестиционных программ строительства и реконструкции на территории г. Москвы".

6 Райков А.Н. Интеллектуальные информационные технологии учебное пособие. – М.: Московский государственный институт радиотехники, электроники и автоматики (Технический университет). 2000, - 96 с.