|
|
консультирование |
|
|
|
|
Светлана ПЕТРОВА
С
позиции системологии любая система
управления представляет собой
материальный объект, помещенный в
материальную среду и использующий в
качестве межсистемного и внутрисистемного
взаимодействия информацию. Достоверное
знание о системе можно получить, лишь
полностью изучив информационные процессы,
постоянно циркулирующие внутри системы в
целом и окружающей ее средой. С помощью
информации система способна:
• Осуществить познание реальных
условий существования;
• Выработать цели, т.е.
произвести познание объективного оптимума
функционала существования управляемой
системы.
•
Принять управляющее решение, т.е. имеет
возможность устранения расхождения между
оптимальным и реальным значением
функционала системы.
• А также привести в исполнение
данное решение и осуществить контроль
исполнения, т.е. познание новых условий
существования системы, возникших
вследствие управления ими.
Своевременная
оперативная информация позволяет
стабилизировать систему и адаптировать ее
к новым условиям. Особенностью социальных
систем является необычайная подвижность и
проницаемость внешней среды. Социальные
системы способны ассимилировать
информацию. превращая внешнюю во
внутреннюю, что приводит к расширению
системы, появляется необходимая
устойчивость системы и осуществляется ее
постоянное совершенствование и развитие.
Но информация не является абсолютным
интегратором системы, а играет роль
специфической формы взаимосвязи
компонентов системы и системы с окружающей
ее средой, а также обслуживает все уровни
управления - от подготовки принятия
решения до подведения итогов его
выполнения. Систему экономического
управления образует обмен между людьми
производственной информации, которая
включает в себя данные о том, где. в каких
объемах, какого качества нужный продукт
производится и кому. в каких объемах он
нужен. Все общество состоит из сложнейшей
многоуровневой системы управления,
являющей собой совокупность
государственных, частных и общественных
организаций. Чтобы каждое из звеньев
успешно осуществляло свои функции,
необходимо обеспечить каждое из них
соответствующей информацией. Для того,
чтобы прогрессировать, общество должно
выходить на новые интегрированные уровни
обеспечения информации. Необходимо
овладеть бурно растущими информационными
потоками, т.е. удерживать развивающийся
объект в едином целевом русле
функционирования. Для того, чтобы
информация могла быть с успехом
использована в управлении, необходимо,
чтобы она была коммуникативной, а также
оперативной. В этом системе управления
может помочь автоматизация организационно-управленческих
процессов. До недавнего времени
автоматизация заключалась в разработке баз
данных для отдельных подразделений,
составлявших
20% общего
объема информации, циркулирующей в
учреждении. Развитие информационных
технологий привело к появлению программ,
обеспечивающих интегрированные решения по
автоматизации офиса, позволяющие
автоматизировать ввод информации в систему,
хранение, поиск и фильтрацию документов,
коллективную работу с документами, вывод
информации из системы. А использование
глобальных сетей позволило совершить
качественный скачок в автоматизации систем
управления. Термин «глобальность»
происходит от латинского термина «глобус»,
то есть Земля. В связи с информационно -
технологическим переворотом в обществе
создаются принципиально новые предпосылки
для универсализации и глобализации
человеческого взаимодействия. Быстрое
усовершенствование микроэлектроники,
развитие средств массовой информации и
коммуникации заставляет человечество
объединяться в единую социально-
культурную целостность. Существование
такого единства диктует свои требования к
человечеству в целом, и к отдельному
человеку в частности. В этом обществе
должна доминировать установка на
информационное обогащение, приобретенное
им в процессе непрерывного образования.
Глобальные информационные сети
предоставляют такую возможность. Internet -наиболее мощная
глобальная информационная сеть,
соединяющая бесчисленные,
невзаимосвязанные компьютерные сети во
всем мире таким образом, что по ним можно
осуществлять обмен данными без ограничений.
При этом не имеет значения, какая
операционная система используется в той
или иной подсоединенной к
Internet компьютерной сети.
Масштабы информационного потока огромны,
около 50
миллионов человек во всем мире
пользуются услугами
Internet,
и количество их ежедневно увеличивается.
Одновременно увеличиваются объемы
предлагаемой актуальной информации.
Ежемесячно по каналам
Internet
проходит около 20 миллиардов текстовой
информации. При этом в
Internet,
в отличие от коммерческих
online-сервисов, не существует правил и
ограничений на вид предоставляемой
пользователем информации. Отсутствие
ограничений объясняется тем, что Internet
является не самостоятельной
сетью, а всего лишь технологией и средой,
осуществляющей коммуникации между
различными компьютерами в мировых
масштабах.
Любая
социальная или экономическая система
состоит из иерархии групп. Типичная система
содержала бы следующую иерархию:
- Индивидуальная область (конкретный
человек):
- Область рабочей группы (от 2 до 15 человек.
объединенных общей задачей):
- Ведомственная область (от 30 до 100 человек, самая большая
группа с общим тождеством);
- Область Семейства Работы ( до 200 + люди, незнакомые друг с
другом).
Все
эти области объединяют одни и те же задачи и
цели. И все вместе они должны работать как
один единый организм. Бывает, что между
отдельными иерархическими группами сотни
километров, и очень трудно ощутить себя
одним целым. Тем более быстро получать
необходимую для качественного управления
более детальную информацию. Любой
управленец тратит на коммуникации
50-90% всего времени.
Руководитель занимается этим, чтобы
реализовать свои роли в межличностных
отношениях, информационном обмене и
процессах принятия решения по функциям
управления. Обмен информацией представляет
одну из самых сложных проблем иерархии.
Ценность сети
Internet
заключается не столько в неограниченных
объемах информации, сколько в возможности
коммуникации в режиме реального времени с
любым информационным источником. То есть,
появляется уникальный шанс в реальном
времени независимо от территориального
расположения собеседника вести с ним
мультимедийный диалог на любые темы. А
создание собственного Web-сервера предоставит
относительно недорогой способ объединения
деловых партнеров как внутри одной страны,
так и между
различными странами. Еще один новейший
способ коммуникаций, основанный на
Internet
- электронная
почта
E-mail.
Это компьютерная сеть, похожая на обычную
почту, только значительно удобнее. Абоненты e-mail
имеют уникальный «почтовый»
адрес и могут обмениваться с другими
абонентами (электронными) письмами, куда
вложены текстовые и другие файлы. По
сравнению с обычной почтой e-mail значительно быстрее и
надежнее. Так, письмо может быть доставлено
в далекую страну в течение нескольких
десятков минут. Кроме того, на конверте
отправляемого письма можно указать много
адресов, и
e-mail сама
размножит письмо. E-mail имеет смысл держать даже на
локальной сети. Дело в том, что воздействие
письма значительно больше, чем устного
сообщения, в частности, исключаются
ситуации «ты мне этого не говорил». По e-mail удобно, например,
рассылать распоряжения, оповещения и т.д.
О
широких возможностях новых информационных
технологий можно судить по перечню функций,
которые обеспечиваются в результате их
внедрения:
• Централизованное хранение
данных, что обеспечивает сквозную
доступность к документам без дублирования
на бумаге, а также общее
составление, воспроизведение и
полиграфическое размножение документов.
• Поддержка способов общения, не
покидая привычной обстановки рабочего
места, с помощью электронной почты,
on-line
диалога, мультимедийных совещаний.
• Моделирование управленческих
решений, стратегическое и тактическое
планирование основной деятельности,
контроль исполнения.
• Автоматизированное обучение,
что позволяет проводить своевременную
поддержку технического и
профессионального инструктажа.
• Техническая поддержка бизнес -
процессов с помощью
Web -рекламы,
служб консультации и возможности быстро
реагировать на рыночные ситуации.
Но
для обеспечения данных функциональных
возможностей необходимо как минимум
объединение компьютеров в сеть. А также
необходимо качественное программное
обеспечение, способное решать комплексно
задачи управления предприятием. В связи с
этим на рынке отечественных разработок
появились такие корпоративные программные
продукты, как «Галактика». «Паруса». «R-Style» , способные составить
конкуренцию известным западным фирмам.
Особенность данных продуктов заключается в
принципиально новой технологии обработки
данных. Главное заключается в том, что
операции производятся теперь с помощью
персональных компьютеров самими
специалистами непосредственно на рабочих
местах. Их действия тут же отображаются в
системе, которая охватывает все основные
службы фирмы. К сожалению, существует одна
проблема, которая значительно тормозит
внедрение этих корпоративных систем
управления. Начиная сегодня использовать
эти системы, первые результаты можно
ожидать только через год-полтора. Для
полноценного внедрения корпоративной
системы необходимо длительное время
двигаться по выбранному пути, чтобы
продемонстрировать первые результаты. При
этом всегда возникает непоправимое
отставание от реальных задач управления
предприятием. В решении этой проблемы может
помочь Интранет технология. Интранет - это применение
технологии
Internet
в рамках корпоративной системы.
Технологией Интранет быстрыми темпами
завоевывает рынок корпоративных систем.
Прогнозы различных групп, занимающихся
маркетинговыми исследованиями,
свидетельствуют о том, что объем вложений в
корпоративные проекты Интранет превзойдет
затраты на серверы Интернет в течение
ближайших 1- 2
лет, а затем стремительно уйдет вперед, что
означает -
корпоративные системы
очень активно воспринимают новую
технологию. [3 ] Простота и доступность
Интранет должны облегчить освоение новых
информационных технологий, улучшить
качество информации, что позволит
сократить затраты на администрирование
приложений на рабочих местах пользователей.
Схема Интранет - технологии очень проста.
На рабочем месте
размещается программа
просмотра (броузер), она соединяет
пользователя с Web-сервером, который выступает в
роли хранилища информации. На этой основе
можно расширять спектр функций системы,
добавляя такие сервисы, как поиск
информации, коллективная работа с единым
массивом информации, коммуникационный
сервис. Наиболее значимым качеством
Интранет можно признать возможность
усложнения системы без наращивания
специальных знаний пользователя.
В
результате внедрения такой технологии
отпадает необходимость содержать
отдельный штат сотрудников, занимающихся
сбором информации. Циркулирующая по
системе информация всегда актуальна,
единое информационное пространство
обеспечивает полный контроль над работой
предприятия, что снижает риск появления
ошибок из-за человеческого фактора.
В
условиях рынка изменились подходы к
управлению предприятием. Прежние механизмы
учета и планирования не способствовали
минимизации затрат и снижению
себестоимости. В современных условиях
чисто учетные функции хотя и остаются, но,
по сути, второстепенны, а главную роль
играет организация процессов управления.
Чтобы бизнес был эффективным, необходимо
максимально удовлетворять требования
заказчиков, устанавливать четкие отношения
между партнерами. В этом значительно может
помочь глобальная сеть
Internet. Рассмотрим еще одну из
наиболее привлекательных и доступных на
сегодняшний день возможностей
использования сети - распространение
информации о компании, ее товарах и
предоставляемых услугах. Любой управляющий
должен понять, что только тот, кто может
наиболее полно и качественно использовать
потенциал Internet, имеет шанс
значительного улучшения своих
конкурентных позиций. Одно из наиболее
важных преимуществ
Internet перед другими
средствами информации -способы отображения.
Когда вы создаете собственную WWW-страничку, информация о фирме или
продукции может быть представлена в виде
гипертекстового документа, что позволяет
вам постепенно и подробно разместить на нем
свою информацию. Используя мультимедийные
средства
WWW: звук, цвет,
объемную графику, можно показать товар в
разных проекция, дать полный список .характеристик,
наглядно продемонстрировать его
применение, предоставить необходимые
рекомендации и так далее. Пользователю нет
необходимости ждать определенного срока для
получения информации. Достаточно найти в
пространстве нужный ресурс и указать его
программе броузера
Internet,
и ваша WWW-
страничка (или сервер) открыты к доступу 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, без
перерывов на обед, праздников и выходных. На
сегодня в сетевом пространстве, как нигде,
соблюдается принцип равных возможностей,
абсолютно все фирмы при использовании
сетевых ресурсов равны. Небольшая частная
фирма в Internet может выглядеть ничуть
не хуже, чем крупный транснациональный
концерн. Затраты на создание своего
представительства в сети невелики и
доступны всем. Еще один плюс в пользу Internet - установление обратной
связи с покупателем. Составив специальную
анкету в виде WWW - странички с просьбой к
посетителю заполнить ее, можно получить
возможность узнать не только потребителя,
но и его отношение к вашему продукту или
услуге.
Internet - уникальный инструмент
для проведения маркетинговых исследований.
Фактически он может решить одну из основных
задач в управлении экономической системой -
определить, насколько предлагаемые товары (услуги)
соответствуют потребительским
предпочтениям.
Проведенный
выше анализ роли Internet
в поддержке управленческой
деятельности, предприятия может создать
впечатление, что
Internet панацея от всех бед. К
сожалению, это не так. Развивая узкий подход
в решении задач автоматизации офисной
деятельности не возможно добиться
действительно хороших результатов. В
настоящее время офисная автоматизация
является результатом проб и ошибок, не так
просто оптимизировать ежедневную рутинную
работу офисной среды. Ранние системы
автоматизации основывались на АСУ.
разрабатывающих локальные пакеты для
упрощения работы канцелярии, бухгалтерии и
т.д. Интегрированных пакетов программ типа
Microsoft
Office. Lotus Smart Suite
было вполне достаточно для электронной
обработки документов. Но это всего лишь
одна десятая часть документов,
циркулирующих в учреждении. В настоящее
время появились корпоративные системы,
обеспечивающие комплексный подход к
управлению деятельности предприятия,
которые способны провести:
-анализ
финансовой и хозяйственной деятельности;
- календарно-сетевое
планирование;
-управление
производством;
-бухгалтерский
учет;
-управление
проектами;
-управление
закупками и продажами;
-учет
и управление кадрами;
-анализ
эффективности маркетинговых мероприятий и
рекламных кампаний;
-документооборот.
Но
сложность внедрения, останавливает
потенциальных пользователей от широкого
применения корпоративных систем
управления. Российских производителей
таких систем очень мало. Например, лидер в
разработке комплексных программ
корпорация «Галактика» создала систему
принципиально нового уровня. Концепция
программы построена на информационно-учетных
задачах, и новые потребители - это менеджеры развитых
коммерческо-торговых структур. Для них
важна не только автоматизация учетных
задач, но и повышение эффективности
управления для получения дополнительной
прибыли.
[2] Затраты на
внедрение такой системы состоят в основном
из затрат на кадры, конфигурирование
системы для специфического процесса, а
также обучение пользователей. Для
небольшого предприятия или организации эти
затраты могут стать непреодолимым барьером,
так как процесс возвращения инвестиций
займет определенное время. В этом и кроется
медленно; распространение корпоративных
систем управления. Эффективность
применения корпоративных систем напрямую
зависит от амбиций проекта. Если
предприятие ставит задачу осуществить
коренной перелом в усовершенствовании
управления, а не автоматизацию 10-15% управленческой
деятельности, то можно надеяться на хорошие
результаты. Но и отказываться от
унифицированной автоматизации так же не
разумно. Отдельные локальные автоматизации
обладают эффектом законсервированности,
некоторые из них необходимо даже
перекомпилировать, чтобы сделать нужные
изменения. А управление - это быстро меняющийся
процесс, требующий оперативных решений.
Таким образом, процесс усовершенствования
управленческой деятельности должен
непрерывно продолжаться, для того, чтобы не
отстать от быстро меняющихся реалий. Вот
здесь и может придти на помощь
Internet со всем многообразием
своих возможностей, универсальностью и
простотой в применении.
Решение
проблем управления социальной или
экономической системы должно содержать
гибкое универсальное ядро проекта,
например,
Internet со своей Интранет-технологией,
и максимально автоматизированную оболочку,
в качестве которой можно применить все
существующие методы автоматизации
делопроизводственной, административной и
другой деятельности. Использование
различной оболочки определяется тем, что
процесс оптимальный для одной организации
не всегда приемлем для другой организации.
И применение разных процессов может
обеспечить большую производительность. A Internet поможет организации быстро
эволюционировать, так как он обладает
достаточной гибкостью и универсальностью и
не требует дополнительных затрат на
внедрение и обучение персонала.
Преимущество Интранет - технологии в том, что
используемые сегодня компьютеры,
фактически вся инфраструктура не подлежит
замене. Необходима небольшая адаптация к
новой платформе, не требующая больших
вложений в инфраструктуру. По сути можно
заставить работать уже имеющуюся технику
на совершенно новом уровне отдачи.
Конечно,
можно предложить использовать в качестве
основного ядра уже достаточно развитые
корпоративные системы управления, но они
обладают рядом недостатков. Обычные
корпоративные системы, работающие по
технологии «клиент-сервер», имеют ряд
характерных черт:
- для передачи данных
используется закрытый протокол;
на
сервере собираются данные, которые по
необходимости востребуются клиентом и на
нем преобразуются в информацию, для
преобразования данных в информацию)
необходимо иметь на клиенте прикладные
программы.
Все
эти черты создают определенные трудности в
работе. Невозможно дать гарантию, что
все компьютеры системы будут хорошо
согласовываться с программой и друг с
другом. А также при выходе из строя
отдельного индивидуального компьютера,
наладка программ, конфигурационных файлов,
установка новых пакетов может занять много
времени. Вообще, современный компьютер,
характеризуемый локальной загрузкой
операционной системы, является источником
постоянного беспокойства. трудность
заключается также в подключении к этой
системе, необходимо иметь компьютер со
специальными характеристиками и
программой, составляющей фрагмент
информационной системы. Следовательно, в
случае поломки компьютер невозможно
заменить просто, как устройство доступа,
нужно будет выполнить ряд сложных процедур
согласования со всей информационной
системой.
Технология
Интранет позволяет избавиться от этих
недостатков. Во-первых, на сервере
концентрируется информация в готовом виде,
пригодном для восприятия человеком. Во-вторых,
вся прикладная система сконцентрирована на
сервере, а клиент использует только
броузеры. Фактически мы имеем сетевой
компьютер, оснащенный программой навигации
в Internet. Необходимо только правильно
отконфигурировать броузер и иметь доступ в Internet. В данном случае при поломке
компьютера достаточно просто заменить его
на новый, или еще проще работать на другом
со своим кодом доступа в Internet.
Когда
мы переходим к технологии Интранет. мы
качественно упрощаем себе задачу. Во-первых,
большая часть ресурсов централизована, а
централизованными ресурсами легче
управлять. Во-вторых, внешние интерфейсы
оказываются унифицированными,
стандартными. Способов взаимодействия
удаленного рабочего места с центральным
сервером оказывается очень немного. Не
нужно более заботиться о десятках или даже
сотнях приложений на компьютерах-клиентах
и для каждого из них решать задачу защиты
взаимодействия клиента с сервером.
Достаточно обеспечить стандартное решение
для одного рабочего места, которое и будет
стандартным для всех. [3]
А использование сервиса Internet, например, средство
коллективной работы (groupware),
электронная почта, навигация (быстрый поиск
и доступ к информации), использование
справочной информации, репликация и другие,
могут значительно помочь в решении проблем
основных принципов управленческой
деятельности.
В
заключение отметим, что основная роль
управления - разработка путей
повышения эффективности работы в
социальных и экономических системах.
Переход экономики нашей страны в условия
рыночных отношений ставит современных
руководителей перед необходимостью
использовать последние достижения науки и
техники. Одним из таких достижений является
глобальная сеть Internet.
По сути, Internet представляет
глобальную международную «сеть сетей»,
которая позволяет компьютерам всех
разновидностей обмениваться услугами,
информацией, будто они являются частью
общей вычислительной машины. Если еще
совсем недавно эту сеть рассматривали как
достаточно дорогое развлечение, то на
современном
этапе она представляет собой ресурс,
необходимый для осуществления
деятельности любой организации.
Использование
Internet как средства
распространения информации о компании и ее
услугах открывает доселе никому неведомые
возможности бизнеса. У любой серьезной
фирмы уже сейчас не должно возникать
вопросов, нужно ли представительство в Internet: отвергать такое богатство
возможностей - значит, игнорировать
перспективы быстро развивающейся
социальной и экономической системы. Каждое
локальное управленческое решение имеет
глобальные эффекты не только в настоящем,
но и далеком будущем. Обществу необходимо
обеспечить уверенность в жизни следующих
поколений.
|
|
|
